Privacyverklaring Vanbreda

Al jaren dragen de ondernemingen van de Vanbreda-groep privacy hoog in het vaandel. Wij verwerken de persoonsgegevens van elke natuurlijke persoon met zorg en op een wijze die rekening houdt met de geldende wetgeving, dit ongeacht of deze natuurlijke persoon een (potentiële) verzekeringsnemer, verzekerde, benadeelde, begunstigde, contactpersoon bij een bedrijf, getuige, expert, … is.

Deze verklaring legt uit waarom Vanbreda persoonsgegevens verzamelt, wat wij ermee doen en welke rechten je hebt. Vanbreda kan deze privacyverklaring aanpassen.


1. Wie is de Vanbreda-groep?

De Vanbreda-groep is een geheel van vennootschappen actief in de verzekeringsmakelaardij, vermogensbeheer, risk management, claimshandling en/of activiteiten die in het verlengde hiervan liggen.

De volgende door de FSMA in België als onafhankelijke verzekeringsmakelaar erkende ondernemingen maken deel uit van de Vanbreda-groep:


Binnen de groep heeft de vennootschap Vanbreda Agencies (0772.859.673) het statuut van gevolmachtigde onderschrijver.

Het register van de verzekeringstussenpersonen wordt bijgehouden door de FSMA (Congresstraat 12-14, 1000 Brussel) en is terug te vinden op www.fsma.be.

In Nederland wordt de Vanbreda-groep vertegenwoordigd door Vanbreda Risk & Benefits Nederland en in Luxemburg door Vanbreda Risk & Benefits S.A..

De Vanbreda-groep heeft nauwe banden met de verzekeringsmaatschappij Justitia. Justitia is gespecialiseerd in het verzekeren van Employee Benefitsplannen die door de Vanbreda-groep op maat van de onderneming-verzekeringnemer worden uitgewerkt.

Hierboven vind je alle contact- en identificatiegegevens van de verschillende Vanbreda-ondernemingen.

De verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens is de Vanbreda-onderneming die deze verzameld heeft. Naar deze verwerkingsverantwoordelijke wordt in deze verklaring verwezen als Vanbreda.


2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij volgende persoonsgegevens: jouw identiteitsgegevens, jouw contactgegevens, gezondheidsgegevens, financiële gegevens, … Wij verwerken deze persoonsgegevens enkel om één van de redenen opgesomd onder punt 4.


3. Jouw rechten

3.1 Je kan jouw persoonsgegevens inkijken

Als je wil weten of en welke persoonsgegevens Vanbreda van jou verwerkt, kan je inzage vragen. Vanbreda zal je dan een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van de persoonsgegevens die zij in haar actieve bestanden verwerkt. Gezien de grote hoeveelheid persoonsgegevens die door Vanbreda verwerkt worden, verzoeken we om te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Persoonsgegevens die enkel voorkomen in back-up- of logbestanden of niet rechtstreeks aan jou gelinkt kunnen worden, zullen niet worden opgenomen.

3.2 Je kan jouw persoonsgegevens laten verbeteren

Als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van jou verwerken onvolledig of niet (meer) juist zijn, kan je deze (laten) aanpassen of vervolledigen.

3.3 Je kan jouw persoonsgegevens soms laten wissen

Jouw persoonsgegevens worden na verloop van tijd automatisch gewist. Meer uitleg hierover vind je onder punt 6. Als je denkt dat jouw persoonsgegevens ten onrechte worden verwerkt, kan je vragen dat Vanbreda deze vroeger wist.

3.4 Je kan bezwaar aantekenen tegen bepaald gebruik van jouw persoonsgegevens

Het kan zijn dat je, door een specifieke situatie waarin je je bevindt, niet akkoord kan gaan met een verwerking op basis van de rechtvaardige belangen van Vanbreda. In dat geval kan je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal Vanbreda jouw specifieke en haar belangen afwegen. Enkel als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder doorwegen dan jouw belangen (vb. fraudebestrijding) of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering, zal Vanbreda jouw persoonsgegevens verder verwerken.

Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing, zal Vanbreda de verwerking voor dit doeleinde beëindigen.

3.5 Je kan je verzetten tegen bepaald gebruik van jouw persoonsgegevens

Je kan Vanbreda vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als er bijvoorbeeld tijd nodig is om de juistheid van jouw persoonsgegevens te controleren, als de verwerking onrechtmatig is, als Vanbreda deze persoonsgegevens niet meer nodig heeft (maar je wel in het kader van een rechtsvordering) of als je bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking en er nog een belangenafweging moet plaatsvinden.

3.6 Je kan vragen om jouw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij

Voor de persoonsgegevens die je zelf aan Vanbreda verstrekt hebt, en die met jouw toestemming of op basis van een overeenkomst en via een geautomatiseerd procedé verwerkt worden, kan je vragen dat ze overgedragen worden aan jouzelf of iemand anders.

3.7 Je kan soms weigeren dat er besluiten genomen worden op basis van een geautomatiseerde verwerking

In sommige van onze processen worden besluiten genomen zonder menselijke tussenkomst. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling van een schade waarvoor het in de specifieke situatie ook voor een computer duidelijk is dat de terugbetaling vanzelfsprekend is. Het bestaan van dergelijke geautomatiseerde besluitvoering en de onderliggende logica worden bij het proces zelf meegegeven. Je mag jouw contactpersoon bij Vanbreda steeds contacteren als je vragen hebt bij deze geautomatiseerde besluitvoering of als je je niet kan vinden in een besluit en hierbij toelichting wenst te geven.

3.8 Je kan jouw toestemming intrekken

Voor de persoonsgegevens die Vanbreda op basis van jouw toestemming verwerkt, kan je te allen tijde jouw toestemming intrekken. Als je jouw toestemming intrekt, kan het zijn dat Vanbreda bepaalde diensten/services niet meer kan leveren.

3.9 Hoe kan je deze rechten uitoefenen?

Als je één van deze rechten wenst uit te oefenen is het belangrijk dat je:

  • jouw vraag aan Vanbreda duidelijk formuleert (o.a. over welke informatie of welke activiteit jouw verzoek gaat, welk type verzekering, jouw cliëntennummer, …);

  • je identificeert (vb. via de beveiligde online platformen of een kopie van de identiteitskaart).

Naargelang de omvang en de impact van jouw vraag, kan Vanbreda bijkomende informatie vragen.

Jouw vraag richt je het best aan jouw contactpersoon bij Vanbreda.

Voor jouw vragen of klachten over de uitoefening van jouw rechten kan je ook terecht bij de Data Protection Officer van Vanbreda: via ons contactformulier, per e-mail naar dpo@vanbreda.be of per post naar Vanbreda Risk & Benefits NV, t.a.v. Data Protection Officer, Plantin en Moretuslei 297, 2140 Antwerpen.

Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens vind je terug op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook klacht indienen.


4. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

4.1 Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Vanbreda heeft bepaalde persoonsgegevens nodig om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Als zij niet over deze gegevens kan beschikken, kan zij geen overeenkomst met je sluiten, verderzetten of een verrichting uitvoeren die door jou of een derde in jouw voordeel gevraagd werd.

Wettelijke bepalingen die Vanbreda ertoe aanzetten jouw persoonsgegevens te verwerken zijn onder andere:

  • De verzekeringswetgeving met in het bijzonder de wet van 4 april 2014 en de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten;

  • De antiwitwaswetgeving met in het bijzonder de wet van 18 september 2017;

  • De sanctiewetgeving met in het bijzonder de Europese verordening 2580/2001/EG;

  • Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

4.2 Om de overeenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren

Sommige persoonsgegevens zijn nodig om de bemiddelingsovereenkomst te kunnen sluiten of om de service te kunnen leveren die je van Vanbreda mag verwachten bij de uitvoering van de overeenkomst.

Tot de service van Vanbreda behoort onder andere het adviseren, aanbieden en voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, maar ook het verrichten van voorbereidend werk tot het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten van verzekeringsovereenkomsten zelf. Ten slotte zal Vanbreda je ook assisteren bij het beheer en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomsten. Zij zorgt mee voor de schadeaangiften en zal, indien nodig, experten aanstellen of in contact treden met andere betrokken partijen en aan hen jouw persoonsgegevens overmaken.

Als je gebruik wenst te maken van een derdebetalerssysteem, zal Vanbreda ook hiervoor persoonsgegevens moeten verwerken.

4.3 Voor de goede werking van onze diensten

Vanbreda zal jouw persoonsgegevens ook verwerken op grond van haar gerechtvaardigd belang.

Verwerkingen die op deze grond gebeuren, kaderen onder andere in:

  • Cliënteelmanagement;

  • Centrale administratie binnen Vanbreda Risk & Benefits;

  • Algemene sturing van de onderneming, inclusief rendabiliteitsopvolging;

  • Risicobeheer, fraudebestrijding & compliance;

  • Juridische ondersteuning en verdediging van onze rechten;

  • Controle en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;

  • Interne audit;

  • IT-ondersteuning ten behoeve van andere doeleinden;(vb. gebruik van pseudo-anonieme gegevens bij het testen van programma’s, het zoeken naar oorzaken en oplossen van IT-problemen, …);

  • Netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief toegangscontrole;

  • Studies en statistiek;

  • Analyse van gebruik van website, apps, ... met het oog op verbeteren van onze producten en diensten;

  • Direct marketing aan bestaand cliënteel (commerciële mailings, uitnodigingen events en seminaries, versturen van enquêtes, …).

Bij deze verwerkingen zal Vanbreda telkens haar eigen belang afwegen tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Als je niet akkoord bent met één van bovengenoemde verwerkingen, kan je zoals omschreven in punt 3 hiertegen bezwaar aantekenen.

Wanneer je contact opneemt met het Contact Center van Vanbreda Risk & Benefits in verband met jouw polis Hospitalisatie, Ambulante kosten of Gewaarborgd Inkomen wordt het telefoongesprek opgenomen om de kwaliteit van de dienstverlening te controleren. Deze gegevens worden maximaal gedurende 180 dagen bewaard.

4.4 Voor de goede werking van diensten van onze cliënten en verzekeraars

Vanbreda zal jouw persoonsgegevens ook verwerken op grond van gerechtvaardigde belangen van derde partijen zoals cliënten, werkgevers en verzekeraars. Dit zal enkel gebeuren wanneer het belang van de andere partij zwaarder doorweegt dan de impact op jouw rechten en redelijke verwachtingen.

Verwerkingen die op deze grond gebeuren, kaderen onder andere in:

  • Rapportering van statistieken aan cliënten en werkgevers, bijvoorbeeld om werkomstandigheden te kunnen verbeteren, gerichte opleiding te kunnen voorzien, …;

  • Opvragen en vergelijken van verzekeringsoffertes;

  • Het voorzien van en aansluiten bij verzekeringen (bv. arbeidsongevallenverzekering).

Waar mogelijk worden deze gegevens op een anonieme basis gecommuniceerd met de betrokken partijen.

4.5 Om aan direct marketing te doen

Vanbreda wenst je producten en diensten aan te bieden die relevant zijn voor jou. Daarnaast zien we het als onze taak om jou te wijzen op nieuwe bedrijfsrisico’s die bijvoorbeeld de continuïteit van jouw onderneming in gevaar kunnen brengen.

Om je zo goed mogelijk te adviseren, maakt Vanbreda gebruik van de gegevens die het ter haar beschikking heeft. Vanbreda maakt gebruik van jouw persoonsgegevens om aan direct marketing te doen. Door jouw persoonsgegevens te analyseren, geniet je van een aanpak op maat en kan Vanbreda je gepersonaliseerde voorstellen doen. Indien je dit liever niet hebt, kan je dit ons steeds laten weten.

4.6 Omdat je ons hiervoor toestemming gaf

Bepaalde persoonsgegevens worden alleen verwerkt omdat je Vanbreda hiervoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kan je steeds en zonder dit te moeten motiveren, intrekken.

De intrekking betekent dat deze verwerkingen op basis van toestemming in de toekomst niet meer mogelijk zijn. De intrekking van jouw toestemming heeft niet tot gevolg dat verwerkingen die gebeurd zijn op basis van jouw toestemming plots niet meer geldig zijn.


5. Van wie krijgen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren tot bij Vanbreda komen:

  1. Je hebt deze zelf, bij aanvang of tijdens de samenwerking, aan ons meegedeeld;

  2. Vanbreda ontving jouw persoonsgegevens van iemand uit jouw (familiale) omgeving;

  3. Vanbreda ontving jouw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met jouw werkgever waarbij je een verzekerde/begunstigde/contactpersoon bent;

  4. Vanbreda vond deze persoonsgegevens in publieke bronnen terug (vb. Belgisch Staatsblad, LinkedIn, …);

  5. Vanbreda kocht deze aan bij derde partijen, vb. prospectiedatabank waar je jouw toestemming aan hebt gegeven;

  6. Iemand anders heeft Vanbreda jouw persoonsgegevens bezorgd in het kader van de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst of het beheer van een schadegeval;

  7. Iemand anders heeft Vanbreda jouw persoonsgegevens bezorgd in het kader van een overeenkomst die Vanbreda met deze derde heeft (vb. Ziekenhuisfactuur die via AssurCard rechtstreeks naar Vanbreda gaat);

  8. Op een onrechtstreekse wijze (bijvoorbeeld door het surfen naar onze website).

Als je Vanbreda persoonsgegevens bezorgt van iemand anders, is het belangrijk dat je deze persoon daarover informeert en verwijst naar deze Privacyverklaring.


6. Aan wie bezorgen wij jouw persoonsgegevens?

6.1 Vanbreda

Jouw persoonsgegevens kunnen uitgewisseld worden tussen de ondernemingen van Vanbreda. Op die wijze heeft elke Vanbreda-onderneming zicht op de klantenrelatie en hoef je ons niet elke keer dezelfde informatie te bezorgen.

Dit geldt vanzelfsprekend niet voor jouw medische gegevens. Deze worden enkel verwerkt door de onderneming waarbinnen ze verzameld werden.

Binnen Vanbreda hebben enkel de personen die de informatie nodig hebben voor de verwerking toegang tot jouw persoonsgegevens. Tot welke gegevens zij toegang hebben, hangt af van de reden waarom zij deze toegang nodig hebben.

6.2 Anderen

Vanbreda kan jouw persoonsgegevens bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een overeenkomst of polis. Dit zijn bijvoorbeeld (potentiële) verzekeraars, de contactpersoon bij een bedrijf, (medische) experten en consultants, bank, mutualiteit, …

Jouw gezondheidsgegevens worden met extra zorg behandeld. Om geen onnodige gegevens te verwerken, vragen we om de afspraken bij de verzekeringspolis te respecteren. Zo wordt in sommige omstandigheden gevraagd om medische informatie rechtstreeks naar de raadsgeneesheer van de verzekeringsmaatschappij te sturen.

Als Vanbreda deze gegevens aan een derde meedeelt (vb. verzekeraar of jouw huisarts), kadert dit enkel in de uitvoering van een overeenkomst of uitbetaling van een schadegeval.

Vanbreda kan jouw persoonsgegevens ook bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij de afhandeling van een schadegeval. Dit zijn bijvoorbeeld de (verzekeraar van de andere) partij, (medische) experten en consultants, bank, …

Om haar dienstverlening optimaal te laten verlopen, maakt Vanbreda gebruik van een aantal leveranciers en onderaannemers. Om hun taken correct uit te voeren, kan het zijn dat zij toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Door met hen een verwerkersovereenkomst te sluiten, legt Vanbreda zeer duidelijke krijtlijnen op waarvoor en waarbinnen jouw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. Daarnaast legt Vanbreda ook de nodige beveiligingsnormen op.

Als Vanbreda hiertoe wettelijk verplicht is, zal zij jouw persoonsgegevens delen met de bevoegde overheidsinstanties.

Belangrijk: Vanbreda verkoopt jouw persoonsgegevens niet!

Vanbreda streeft ernaar om jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bv. contact met een lokale expert voor schade in het buitenland).


7. Automatische besluitvorming

Vanbreda maakt in sommige processen gebruik van automatische verwerking van gegevens om de snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie van haar dienstverlening te verhogen. In beperkte gevallen (zie hieronder) is er een automatische besluitvorming waaraan voor de verzekerde gevolgen verbonden zijn. Deze processen zijn onderworpen aan een manueel nazicht op steekproefbasis. Je hebt steeds het recht om voor deze processen een menselijke tussenkomst te vragen, jouw visie te geven of het geautomatiseerde besluit aan te vechten. Contacteer hiervoor jouw contactpersoon of de Data Protection Officer.


Proces

Gebruikte logica

Gebruikte gegevens

Belang en verwachte gevolgen

Aangifte hospitalisatie

Wanneer je een aangifte doet die op basis van beperkte gegevens duidelijk gedekt is, zal deze automatisch aanvaard (kunnen) worden.

Identificatiegegevens, verzekeringspolis, gegevens aangifte

Snelle aanvaarding.

Uitbetaling van eenvoudige medische kosten

Wanneer je medische kosten indient die op basis van beperkte gegevens duidelijk terugbetaald (kunnen) worden, en beperkt zijn in bedrag, zullen deze automatisch aanvaard en uitbetaald (kunnen) worden.

Identificatiegegevens, verzekeringspolis, ingediende medische kosten

Snelle uitbetaling.


8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Vanbreda zal jouw persoonsgegevens enkel bewaren zolang Vanbreda deze gegevens nodig heeft voor de uitvoering van haar taken en behartiging van haar belangen.
In onze actieve systemen vernietigen wij jouw gegevens ten laatste na de verjaring van de aansprakelijkheidstermijn voor potentiële klachten.

In onze back-upsystemen worden jouw gegevens bewaard tot deze uit de aard van het bewaringssysteem zelf verwijderd worden. Wanneer een back-up gebruikt zou moeten worden, worden eerst de gegevens die niet meer nodig zijn voor de beschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen.


9. Waarom gebruiken wij Google Analytics?

Vanbreda gebruikt Google Analytics om gegevens over het gebruik van de website te verzamelen en te verwerken in statistieken en gedetailleerde rapporten. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van cookies met als doel de website te optimaliseren in functie van gebruikerspatronen.

De informatie die wordt verzameld, wordt rechtstreeks gestuurd naar de servers van Google in de Verenigde Staten. Deze informatie wordt tevens daar opgeslagen. Om te vermijden dat data kunnen worden herleid naar specifieke gebruikers, wordt het IP-adres van de gebruiker doorgestuurd naar Google en daar geanonimiseerd alvorens het wordt gebruikt. Deze (geanonimiseerde) IP-adressen worden nooit samen verwerkt met andere gegevens van de gebruiker. Op die manier worden enkel data verzameld van anonieme groepen, en niet van individuele gebruikers.

Bovendien verzamelt Vanbreda via Google Analytics geen demografische gegevens van haar gebruikers, en worden er geen bijkomende gegevens verzameld voor advertentiedoeleinden. Daarbij worden er geen User ID’s bijgehouden, en wordt er nergens persoonlijk identificeerbare informatie weergegeven in de URL’s van de website.

Google treedt op als verwerker van onze data, en in functie van deze rol werd een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Er werd Google geen toestemming verleend om de data van de website van Vanbreda te gebruiken voor eigen doeleinden, zoals advertenties tonen.

De data die Google Analytics verzamelt zijn dus anoniem en worden enkel gebruikt om de gebruikservaring van de website zo goed mogelijk te maken. Informatie die wij verzamelen:

  • Titel & URL van de door de gebruiker bezochte pagina’s;

  • Informatie over browser, besturingssysteem en schermresolutie van de gebruiker;

  • Gebruikersinformatie: taal & locatie van de gebruiker op basis van browsersettings en IP-adres. Deze locatie zal een ruwe schatting zijn omdat het IP-adres wordt verkort;

  • Via welk platform of welke website de gebruiker op de website van Vanbreda belandt, hoelang de gebruiker blijft en hoeveel pagina’s hij bezoekt, en op welke datum en tijdstip dit bezoek plaatsvindt.

Verder maakt de website van Vanbreda gebruik van Google Tag Manager. Deze tool van Google Inc. zorgt ervoor dat er verschillende tags op de website geplaatst kunnen worden. Google Tag Manager maakt zelf geen gebruik van cookies, of verzamelt geen informatie van haar gebruikers.


10. Privacybeleid verzekeraars

Vanbreda werkt samen met verschillende verzekeraars. Je kan het privacybeleid van jouw verzekeraar terugvinden op hun website.

Datum publicatie: 19/10/2022

Vragen en problemen rond privacy

Voor al jouw vragen en problemen rond de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO): dpo@vanbreda.be of per post Vanbreda Risk & Benefits NV, t.a.v. DPO, Plantin en Moretuslei 297, 2140 Antwerpen.


Zoeken